初回納品で見逃したくない袋の破れ・印字ミス・数量違い

届く前に、照合する資料を一つにする

注文書、最終仕様書、承認した表示原稿、納品予定数をそろえます。以前の見積書や仮デザインではなく、今回の製造に使う確定版を選びます。箱数、ケース入数、別送の有無、試供品等の内訳も分かるようにしておきましょう。

受け取りを倉庫へ任せるなら、何を照合するかを事前に共有します。箱数だけを確認する業務と、個々の袋や印字まで確認する業務は範囲が違います。全数か抜取りかを含め、必要な確認方法、記録、費用を合意してください。抜取確認だけで全品の適合を保証できるとは扱いません。

外箱の状態は、片付ける前に残す

到着日時、送り状、外箱のつぶれや濡れ、開封前の状態を記録します。異常が見られる場合は、その箇所だけでなく箱全体と識別できる表示も撮影します。何箱目の、どこに入っていた商品かが分かるようにすると、後の照合へつなげられます。

冷蔵・冷凍品などは、必要な温度管理を優先して受け入れます。撮影のために長時間常温へ置かないよう、記録する場所と保管庫へ移す手順を決めます。到着時の受取サインと、その後の内容照合の扱いは、契約や配送条件に沿って確認してください。

袋の破れとシール周辺は、触る前にも見る

内容物が出ている、袋が裂けている、シール部分に気になる状態がある場合は、該当品を販売在庫と分けて識別します。確認のために袋を開けたり、修復したりする前に、現状を残してメーカーへ連絡します。見た目だけで原因や責任を断定しないことが大切です。

異常が一個見つかった場合も、直ちに全品が同じ状態と決めるのではなく、確認した範囲と未確認の範囲を分けます。安全性への疑いがあるときは出荷を保留し、対象範囲と対応を品質担当者に確認します。においや味見で販売してよいかを自己判断する方法は勧めません。

印字は「読める」と「合っている」を別に確認

期限やロットが鮮明でも、今回の製品に対応した内容かを照合する必要があります。反対に、情報が正しくても欠けや擦れで判読できなければ問題になります。農林水産省は表示ミス防止の資料を公開しており、思い込みを避けた照合作業の参考になります。

数が合わないときは、まず単位をそろえる

袋数、箱数、セット数が混ざっていないか確認します。サンプル分、予備、分納、検査等に使用した数量の扱いも、合意した内訳と比べます。納品書の総数と、実際に販売へ回す数は分けて記録しましょう。

数え直すときは、未確認、確認済み、保留の箱を分けると重複を防ぎやすくなります。差がある場合は「不足している」とだけ連絡せず、注文数、納品書の数、数えた方法、現物の数を並べます。どこで差が出たかを確認できる材料にすることが目的です。

連絡は原因の推測より、確認した事実から

商品名、注文番号、納品日、ロット、対象数量、状態、写真をまとめ、所定の窓口へ連絡します。「輸送中に破れた」「工場で間違えた」といった原因の推測を、確認済みの事実に混ぜないようにします。発見した時点で、出荷したかどうかも伝えます。

返送、廃棄、交換、選別等は、相手と手順を確認してから進めます。合意する前に外箱や対象品を処分すると、状況を確認しにくくなります。契約上の検収期限や通知方法、個別の責任判断は取引条件によるため、一般記事の日数を当てはめないでください。

照合が終わったら、販売できる在庫へ移す

農林水産省のトレーサビリティ資料を参考に、入荷した品とその後の出荷先をたどれる記録を残します。入庫日、商品、数量、ロット、期限をひも付け、保留している品が誤って出荷されないようにします。確認を終えた人と日付も残すと引き継ぎやすくなります。

初回の記録は、次回から見るべき箇所を考える材料になります。毎回すべてを同じ労力で確認するかは、商品特性とメーカー、倉庫と相談して決めます。納品確認は相手の不備を探す作業ではなく、発注した商品を販売へつなぐ最後の照合です。